Der Auswahlprozess eines SAP-Dienstleisters im Bereich Ariba (SAP’s cloudbasierte Beschaffungs- und Lieferantenmanagementlösung) erfordert eine gründliche Bewertung der Fähigkeiten und Erfahrungen potenzieller Partner. Da SAP Ariba maßgeblich zur Optimierung der Beschaffungsprozesse, Lieferantenbeziehungen und Kostenkontrolle beiträgt, ist die Wahl eines geeigneten Dienstleisters entscheidend. Hier sind die wesentlichen Schritte für einen effektiven Auswahlprozess:
1. Anforderungsanalyse und Zieldefinition
1.1 Klärung der Projektziele
- Optimierung von Beschaffungsprozessen (z. B. automatisierte Ausschreibungen, e-Invoicing).
- Verbesserung der Lieferantenbeziehungen durch bessere Kommunikation und Transparenz.
- Integration von SAP Ariba in die bestehende ERP-Landschaft (z. B. SAP S/4HANA).
- Nutzung von spezifischen Ariba-Lösungen, wie:
- Ariba Network für Lieferantenmanagement.
- Strategic Sourcing Suite für Ausschreibungs- und Vertragsmanagement.
- Ariba Procurement für Einkaufsprozesse.
1.2 Detaillierte Anforderungen erstellen
- Funktionale Anforderungen (z. B. Workflows, Automatisierung).
- Technische Anforderungen (Integration mit bestehenden Systemen, API-Anforderungen).
- Compliance- und Sicherheitsanforderungen (z. B. DSGVO, ISO-Standards).
2. Erstellung eines Anforderungskatalogs
Ein strukturierter Katalog dient als Basis für die Evaluierung von Dienstleistern:
Technologische Anforderungen
- Erfahrung mit SAP Ariba-Modulen (Sourcing, Procurement, Supplier Lifecycle & Performance, Spend Analysis).
- Kompetenz in der Integration von SAP Ariba mit ERP-Systemen (z. B. SAP S/4HANA).
- Technisches Know-how zu Datenmigration und Schnittstellen (z. B. Ariba APIs, CIG – Cloud Integration Gateway).
Prozessanforderungen
- Kenntnisse in der Optimierung von Einkaufs- und Beschaffungsprozessen.
- Erfahrung mit internationalen Beschaffungsanforderungen und Multi-Währungsunterstützung.
Schulungs- und Supportanforderungen
- Bereitstellung von Schulungen für interne Teams.
- Langfristige Support- und Wartungsdienste nach dem Go-Live.
3. Identifikation potenzieller Dienstleister
3.1 Longlist erstellen
- SAP-Partnerlisten und Empfehlungen verwenden.
- Online-Recherchen oder Branchenverzeichnisse konsultieren.
- Auswahl basierend auf geografischer Nähe, Spezialisierung und Referenzen.
3.2 RFI (Request for Information) verschicken
- Grundlegende Informationen über die Expertise und Erfahrung der Dienstleister anfordern.
- Fragen zu bisherigen Projekten, eingesetzten Technologien und verfügbaren Ressourcen stellen.
4. Bewertung und Shortlist-Erstellung
4.1 Kriterien zur Bewertung
- Erfahrung und Expertise:
- Anzahl und Umfang abgeschlossener SAP Ariba-Projekte.
- Branchenexpertise (z. B. Fertigung, Handel, Dienstleistungen).
- Technologiekompetenz:
- Beherrschung der Ariba-Module und -Funktionalitäten.
- Integrationserfahrung mit bestehenden SAP- und Non-SAP-Systemen.
- Projektreferenzen:
- Nachweis erfolgreicher Projekte durch Kundenberichte oder Fallstudien.
- Innovationskraft:
- Einsatz moderner Technologien wie KI oder Analytik in Ariba-Projekten.
4.2 Shortlist erstellen
- Auswahl der besten 3–5 Dienstleister basierend auf den definierten Kriterien.
5. Ausschreibungsprozess (RFP – Request for Proposal)
5.1 Erstellung des RFP
- Präzise Anforderungen und Ziele formulieren.
- Detaillierte Informationen zu Zeitplänen, Budgets und Erfolgskennzahlen angeben