Auswahlprozess eines externen SAP Dienstleisters und Beraters für das Thema Basis und Infrastrukturmanagement

Auswahlprozess eines externen SAP-Dienstleisters und Beraters für Basis- und Infrastrukturmanagement

Ein strukturierter Auswahlprozess ist essenziell, um sicherzustellen, dass der gewählte SAP-Dienstleister den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Hier ist ein detaillierter Ablauf:

1. Bedarfsermittlung

• Interne Analyse:
  • Definieren Sie die genauen Anforderungen an das SAP-Basis- und Infrastrukturmanagement:
    • Wartung und Betrieb
    • Systemupgrades
    • Monitoring und Performance-Optimierung
    • Security-Management
  • Ermitteln Sie den aktuellen und zukünftigen Ressourcenbedarf.
• Ziele setzen:
  • Effizienzsteigerung, Kostenoptimierung, Systemstabilität und Skalierbarkeit.

2. Erstellung eines Anforderungskatalogs

• Technische Anforderungen:
  • Kenntnisse in relevanten SAP-Versionen (z. B. S/4HANA, ECC).
  • Expertise in Betriebssystemen (z. B. Linux, Windows) und Datenbanken (z. B. HANA, Oracle, SQL Server).
  • Erfahrung mit Cloud-Hosting und Hybridlösungen (SAP BTP, Azure, AWS, Google Cloud).
• Service-Level Agreements (SLAs):
  • Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und Wartungsfenster.
• Zertifizierungen:
  • ISO 27001 (Sicherheitsmanagement), ITIL (Prozesseffizienz), und SAP-zertifizierte Partner.

3. Marktanalyse und Partnerauswahl

• Recherche nach potenziellen Anbietern:
  • Suche nach SAP-zertifizierten Dienstleistern und spezialisierten Systemhäusern.
  • Bewertung auf Basis von Branchenfokus und Referenzen.
• Bewertung der Anbieter:
  • Erfahrung in ähnlichen Projekten.
  • Kundenrezensionen und Erfolgsgeschichten.
  • Größe und Skalierbarkeit des Dienstleisters.

4. Anfrage- und Auswahlverfahren

• Anfrage (RFP, RFQ):
  • Senden Sie eine detaillierte Anfrage an die potenziellen Dienstleister.
  • Fragen Sie nach:
    • Projektplänen und Methodiken.
    • Tools und Technologien für Überwachung und Wartung.
    • Referenzen aus ähnlichen Projekten.
• Anbietervergleich:
  • Nutzen Sie eine Bewertungsmatrix basierend auf:
    • Preis-Leistungs-Verhältnis
    • Technische Kompetenz
    • Erfahrung und Zertifizierungen

5. Vertragsverhandlungen

• Transparente Kostenstrukturen:
  • Klären Sie fixe und variable Kosten (z. B. Basisgebühr, zusätzliche Services).
• Rechte und Pflichten:
  • Klare Definition von Verantwortlichkeiten (z. B. Datenmigration, Disaster Recovery).
• SLAs und KPIs:
  • Vereinbaren Sie messbare KPIs wie Systemverfügbarkeit, Reaktionszeiten und Fehlerbehebungsdauer.
• Laufzeit und Flexibilität:
  • Option zur Vertragsverlängerung oder zur vorzeitigen Beendigung.

6. Pilotprojekt und Evaluierung

• Pilotphase:
  • Starten Sie mit einem kleinen Testprojekt (z. B. Überwachung eines Testsystems oder eines spezifischen Upgrades).
• Bewertung:
  • Überprüfen Sie die Kommunikation, die Einhaltung von SLAs und die Qualität der Arbeit.

7. Entscheidung und Implementierung

• Entscheidung treffen:
  • Basierend auf den Ergebnissen der Pilotphase und dem finalen Angebot.
• Onboarding:
  • Übergabe aller relevanten Informationen (Systemkonfigurationen, Benutzerzugänge).
  • Gemeinsame Definition eines Betriebsmodells und Eskalationspfads.

8. Kontinuierliches Monitoring und Feedback

• Regelmäßige Reviews:
  • Monatliche oder vierteljährliche Besprechungen zur Leistung des Dienstleisters.
• Anpassungen:
  • Optimierung der Zusammenarbeit basierend auf neuen Anforderungen oder Herausforderungen.

Kriterien für einen geeigneten Partner

1. Technische Expertise:
   • Umfangreiche Kenntnisse der SAP-Basis-Module und Infrastruktur.
2. Flexibilität und Skalierbarkeit:
   • Fähigkeit, mit wachsenden Anforderungen Schritt zu halten.
3. Kundensupport:
   • Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit (24/7) und eine klare Eskalationsstruktur.
4. Proaktive Optimierung:
   • Vorschläge zur Verbesserung der Systemlandschaft.
5. Sicherheitsstandards:
   • Umsetzung von Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien (DSGVO-Konformität).

Mit diesem Prozess stellen Sie sicher, dass der ausgewählte SAP-Dienstleister nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt, sondern auch langfristig ein zuverlässiger Partner für die Weiterentwicklung Ihrer SAP-Landschaft ist.